آیا متوجه شده اید که روزهای شما همواره پر از انبوه کارهایی است که به نظر می رسد پایانی ندارند ؟ مشغول بودن لزوما به معنای کارآمد بودن در کار نیست. در برخی موارد، حتی می تواند عدم مهارت در مدیریت زمان را نشان دهد.

در اینجا 10 روش مدیریت زمان هوشمند برای کمک به شما در غلبه بر مشغله زیاد، آورده شده است.

1- بر زمان خود نظارت کنید

با نظارت بر زمانی که برای انجام کارها صرف می کنید، می توانید یک نمای کلی از مواردی که نیاز به بهبود دارند، به دست آورید. این مورد به شما این امکان را می دهد تا از تجربه خود یاد بگیرید و یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان می باشد.

به سادگی با تنظیم یک تایمر زمانی در هنگامی که شما یک کار جدید را شروع می کنید و سپس متوقف کردن آن در هنگامی که آن کار انجام شده است، شما می توانید ببینید چه مدت زمانی را صرف یک کار خاص کرده اید. این مورد به شما امکان می دهد که انتظارات خود را با واقعیت مقایسه کنید و بر اساس یافته های خود، پیشرفت هایی را انجام دهید.

2- قورباغه را قورت دهید

قورت دادن قورباغه، اصطلاحی است که توسط برایان تریسی مطرح شده است و به معنای این است که بزرگترین کار خود را اول انجام دهید. این مورد از نقل قول مارک تواین گرفته شده است که می گوید :

"اگر کار شما این است که یک قورباغه قورت بدهید، بهتر است این کار را ابتدای صبح انجام دهید. و اگر کار شما این است که دو قورباغه قورت بدهید، بهتر است ابتدا بزرگترین قورباغه را قورت دهید. ".

هیچ احساسی بهتر از احساس انجام یک کار بزرگ و به پایان رساندن آن، وجود ندارد.

این مفهوم به معنای آن است که اگر ابتدا بزرگترین کار خود را انجام دهید، احساس موفقیت شما به حدی زیاد خواهد بود که انجام بقیه وظایف خود در مقایسه با آن، ساده و همانند خوردن یک تکه کیک به نظر می رسد.

3- قانون 80 - 20 را به کار ببرید

این قانون همچنین با نام اصل پارتو (Pareto Principle) شناخته می شود. قانون 80 - 20 بیان می کند که 80 درصد از نتایج موثر، از 20 درصد از کارهای شما ناشی می شود. این اساسا بدان معنی است که برای هر 10 کاری که دارید، فقط 2 تا از آنها دارای نتیجه ای مهم هستند، بنابراین مطمئنا آنها مواردی هستند که می خواهید بر روی آنها تمرکز کنید.

فهرستی از 10 کار را که باید به ترتیب اولویت بندی انجام دهید، بنویسید. به 2 مورد اول در فهرست نگاه کنید و در طول روز، تمرکز خود را بر روی آنها قرار دهید. حتی اگر فهرست خود را تا پایان روز تکمیل نکنید، حداقل مهمترین آنها را تکمیل می نمایید.

4- زمان خود را بلوک بندی (بازه بندی) کنید

برنامه ریزی بلوک های زمانی (بازه های زمانی)، یک روش مدیریت زمان است که می تواند به شما در خلاص شدن از شر حواس پرتی کمک کند. ایده این است که شما در طول روز، تکه های زمان را برای یک کار خاص، بلوک بندی (بازه بندی) می کنید و در طول آن تکه های زمانی، فقط روی آن کار متمرکز می شوید.

یک روش واضح برای انجام آن، بر اساس مهلت های زمانی شما است. اگر یک کار فوری دارید که باید تا بعد از ظهر انجام شود، منطقی این است که چند ساعت از صبح را بلوک بندی (بازه بندی) نمایید تا تنها بر روی آن کار کنید.

با این حال، راه دیگر برای بلوک بندی (بازه بندی) موثر وقت شما، برنامه ریزی کارها با توجه به زمانی است که شما بیشترین بازده خود را دارید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که بلافاصله بعد از استراحت ناهار، بازده کمی دارید، کارهای روزمره ای را برای آن زمان خاص برنامه ریزی کنید که نیازی به تفکر خلاق زیاد نداشته باشند، مانند بررسی ایمیل هایتان.

5- از قانون 2 دقیقه استفاده کنید.

یک مانع بزرگ برای مدیریت زمان موثر، به تعویق انداختن است و استفاده از قانون 2 دقیقه می تواند به غلبه بر آن کمک کند. بیشتر کارهای عادی، معمولا کارهایی هستند که شما قادر به انجام آنها هستید و تنها بخش سخت آن کارها، شروع کردن آنها می باشد.

بخش اول این قانون، که از کتاب دیوید آلن، "انجام دادن کارها" (Getting Things Done)، سرچشمه می گیرد، بیان می کند که اگر یک کار، کمتر از 2 دقیقه طول می کشد، همین حالا آن را انجام دهید. آن را در همان زمان و همان مکان، کامل و تمام کنید.

بخش دوم این قانون، توصیه می کند که اگر عادت جدیدی را شروع کرده اید، پس اطمینان حاصل کنید که کامل شدن آن، کمتر از 2 دقیقه طول می کشد، زیرا این ایده را دنبال می کند که هر هدف می تواند در 2 دقیقه یا کمتر، شروع شود.

6- از انجام چند کار به طور همزمان، خودداری کنید

اگرچه به نظر می رسد شما در مدت زمان کمتری، کار بیشتری انجام می دهید، ولی انجام چند کار به طور همزمان، در واقع می تواند اثر برعکس داشته باشد. ثابت شده است که این مورد، بهره وری شما را کاهش می دهد، می تواند از تمرکز شما کم کرده و انجام کارهای شما را طولانی تر کند.

برای کمک به مقابله با تمایل به انجام چند کار به طور همزمان، از هر چیزی که می تواند توجه شما را از وظیفه در حال انجام شما دور کند، خلاص شوید. به عنوان مثال، هنگام کار با یک کامپیوتر، فقط یک پنجره را باز نگه دارید یا پنجره نرم افزار مرورگر اینترنت خود را بزرگتر کنید تا چیز دیگری را نبینید.

7- بیشتر اوقات "نه" بگویید

یادگیری "نه" گفتن ممکن است یکی از بارزترین تکنیک های مدیریت زمان به نظر نرسد، اما به محض شروع به انجام آن، متوجه می شوید که زمان زیادی را صرفه جویی کرده اید که می توانید آن را صرف انجام کارهای خود کنید.

"نه" گفتن به چیزها، به معنای "نه" گفتن به همه چیز نیست. در عوض، این مورد شما را تشویق می کند تا دوباره فکر کنید و اولویت بندی مجدد داشته باشید که چه چیزی مهم است. هنگامی که بدانید کدام کارها مهم هستند، دیگر وقت خود را با نشستن در جلساتی که نیازی به حضور در آنها نیست یا انجام یک کار که واقعا مرتبط با شغل شما نیست، هدر نمی دهید.

8- یک روال صبحگاهی ایجاد کنید

کارهای روزمره این قدرت را دارند که به شما در بازیابی زمان تلف شده و احیای دوباره خود، کمک کنند. همانطور که به روز شما ساختار می دهند، آنها همچنین می توانند کارایی شما را بالا ببرند و یک نیروی حرکتی را برای بقیه روز رقم بزنند.

یک روال صبحگاهی موثر، به معنای این نیست که شما باید 20 مایل را پیش از طلوع خورشید بدوید و یک لیوان تخم مرغ خام بنوشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند کار را برنامه ریزی کنید که به شما کمک می کند تا در صبح، احساس افزایش انرژی داشته باشید و این کار را آنقدر تکرار کنید تا تبدیل به یک عادت شود.

برخی از نمونه کارهایی که می توانید انجام دهید عبارتند از : درست کردن رختخواب، نرمش به مدت پنج دقیقه، یا نوشیدن یک لیوان آب لیمو.

9- یک روال شبانگاهی ایجاد کنید

درست مثل روال صبحگاهی، یک روال شبانگاهی می تواند ساختاری را برای روز شما فراهم کند.

خاموش کردن چراغ ها در طول دو ساعت آخر قبل از خواب، می تواند خواب بهتری را در شب برای شما به ارمغان بیاورد، که همیشه برای مدیریت زمان شما مفید خواهد بود.

شما مجبور نیستید کاری جدی انجام دهید، بلکه به کارهایی فکر کنید که می توانند در روز بعد به شما کمک کنند. روال شبانگاهی شما می تواند شامل بستن ساک ورزشی یا آماده سازی صبحانه و ناهار باشد.

10- استراحت کنید

اگرچه ممکن است این مورد، یک روش مدیریت زمان غیر مفید به نظر برسد، اما استراحت منظم در محل کار، برای سلامت روان و حفظ کارآیی شما مهم است.

مهم است که استراحت کنید، زیرا یکسره کار کردن می تواند باعث خستگی فکری و کاهش خلاقیت شود. بدن و ذهن شما نیاز به استراحت و تغذیه دارد، بنابراین از استراحت های خود در محل کار استفاده کنید و بیرون بروید و یک ناهار سالم بخورید یا پاهای خود را دراز کنید. شما هنگامی که دوباره به میز کار خود بازگردید، احساس سرحال بودن کرده و انگیزه بیشتری برای ادامه کار دارید.