۱۳۹۵/۰۲/۱۳, ۱۱:۵۳ ق.ظ
در ادامه ی قسمت قبل که به قوانین برگزاری یک همایش موفق از دیدگاه یک دوستدار همایش ها و کنفرانس ها پرداختیم در این قسمت در نظر داریم در ابتدا بیشتر در مورد جنبه های بصری یک همایش موفق سخن بگوییم .
در ایران به مناسبت اعیاد،هفته های گرامیداشت،مراسم های مذهبی نوع و مدلی از تزئینات داخلی صورت می پذیرد.که این تزئینات داخلی بسته به حال و هوای این همایش هاست نمونه ای از این همایش ها ،همایش های جشنواره ی دفاع مقدس،هفته ی وحدت و همبستگی و …. است که حالتی نمایشی به خود می گیرد که باید در نظر داشت در هر همایشی موازین فرهنگی و بومی آن منطقه را هم باید در نظر گرفت در اینجا به این موارد اشاره می کنیم
۶-دکوراسیون و تجهیزات صوتی و تصویری
در یکی از همایش های دانشجویی بودم که شاهد یک موضوع بسیار خجالت آور شدم،صدای میکروفن ها ناهماهنگ و خش دار بود و همینطور جلوه های نوری سن برگزاری نمایش اصلا مناسب نبود و مجری چندبار صدایش قطع شد و تماشاچیان با حرکت دست و هیاهو ایجاد اغتشاش میکردند ،یا در همایشی دیگر که جمع کوچکی بود صدای میکروفن بسیار بلند بود و یا در جمع بزرگی صدای میکروفن بسیار کم ،لازم به ذکر است استفاده از تجهیزات مناسب درست و حرفه ای و به خدمت گرفتن یک تیم فنی که بتواند کارهای فنی گروه همایش را به خوبی ارنج کند از موضوعات مهم هستند.بسته به همایش باید تجهیزات مناسبی هم به کار گرفته شود .یا وسایل و دکوراسیون موجود در سالن همایش به نظر بسیار سخیف به نظر می رسیدند مطمئن باشید گذاشتن یک گالری نقاشی یا عکس مربوط به همایش می تواند بیشتر از آن همه وسایل و دکوراسیون گرانقیمت جلب توجه کند ،سادگی همایش را در عین آراستگی از یاد نبرید .
شما باید بتوانید تصویری خوب از همایش خود ارائه دهید ولی وقتی با نقص تجهیزات فنی و دکوراسیون روبه رو هستید نمی توانید این انتظار را داشته باشید در هر چیزی اگر کم و کاست داشته باشید این کم و کاست در وسایل نمایش و ارائه ی همایش شما قابل قبول نیست .چون محور اصلی یک همایش به همین اجرا بستگی دارد
۷-سخنران
به راستی چه چیز بیشتر از یک سخنران درجه یک که بتواند رهبری همایش شما را به دست بگیرد و صدها مشتاق را لبریز از دانش خود کند می تواند یک همایش را جالب و جذاب بکند؟در سالهای اخیر روند بسیار خوبی به طرف همایش های پرکیفیت در کشورمان شاهد بودیم،اگر تا دیروز همایش ها بیشتر جنبه ی رفع وظیفه داشت امروز همایش ها با کیفیت بالا و سخنرانان برتر حتی از کشورهای خارجی درصدد کاربردی تر شدن و رفتن به سمت پاسخگویی نیازهای شرکت کنندگان هستند،نمونه ی آن دعوت از برایان تریسی یکی از بزرگترین سخنرانان موفقیت در جهان و مولف چندین کتاب پرفروش در زمینه ی کسب و کار و موفقیت است .شاید یافتن چنین سخنرانان درجه یک در ایران به نظر کمی سخت بیاید ولی در سالهای اخیر شاهد استعدادهای خوبی در این زمینه بوده ایم .باید سخنرانان را به گونه ای برگزید که بهترین اطلاعات را در مورد موضوع همایش شما داشته باشند .بهتر است خودتان هم متن سخنرانی را چک بکنید البته نه اینکه بخواهید سخنرانی را سفارشی بکنید بلکه فقط برای دریافتن اینکه آیا سطح کاری و سخنرانی فرد مورد نظر هماهنگ با اهداف شما هست یا نه،در نظر داشته باشید شما قرار است سطح دانش و نگرش شرکت کنندگان خود را بالا برده و به معلومات آنها بیفزایید .باید بدانید که چه چیز جدیدی قرار است بر دانش آنها اضافه شود
۸-مجری
کار مجریگری یک همایش جدا از سخنرانی است ، هیچ چیز به اندازه ی یک مجری دست و پاچلفتی که نمی تواند درست و به موقع از خودش واکنش دهد باعث نمی شود کل زحمات شما در همایش ازبین برود . استخدام یک مجری باهوش و خوش سروزبان که بتواند همایش را به پیش ببرد و با اجرای توانمندش بتواند از رخ دادن بعضی اتفاقات ناخواسته را جبران کند بسیار عالی است .باید در نظر داشت که اکثریت قریب به اتفاق مدعوین شما انسانهایی هستند که در روز مشغله ی زیادی دارند و به ایجاد یک تفاوت نیازمندند ،شور و نشاطی که یک مجری خوب می تواند به فضا القا کند برای پیشبرد یک همایش موفق صددرصد ضروری و لازم است
۹-تبلیغات
یک همایش موفق بر پایه و اسلوب یک تبلیغات بسیار خوب اداره و به راه برده میشود ،باید تیزر همایش را ماه پیش از اعلام زمان همایش در همه جا به نمایش گذاشت و بتوان سطح توقعات مردم را از آن برآورده کرد ،یک آرم یا شعار خاصی که برای همایش طراحی شود به طوری که تصویری از همایش در ذهن مردم ایجاد شود و برای سال های بسیاری مردم آن را به یاد داشته باشند هیجان و شوری که از چند هفته قبل برای برگزاری همایش در شهر مورد نظر ایجاد شود ،یقینا یک تبلیغات با شور و هیجان مناسب حربه ای بسیار مناسب برای دریافت پشتیبانی و حمایت جامعه از همایش شما ست البته این موضوع در همایش های غیردولتی صادق است ،همایش های دولتی و سازمانی به دلیل جنبه ی کاریشان همواره مورد پشتیبانی دستگاه زیربط برخوردار بوده اند.استفاده از شبکه های اجتماعی و ساخت گروه هایی در فیسبوک و تلگرام برای آگاهسازی مردم هم بسیار ویژه و موثر است این محیط های آنلاین مکانی برای ارزیابی مخاطب هم برای شما فراهم می آورد . در نظر داشته باشید که دست آخر مردم مشتری و مخاطب شما هستند این که با ایجاد یک شور و هیجان مردم را تحت تاثیر قرار داده و به طرف خود بکشانید بسیار مهم است .
۱۰-محل جلسات عمومی
بسته به گستردگی و موضوع همایشتان باید محلی برای جلسات عمومی ساخت ،در این محل شما می توانید غرفه ای را به ارائه ی آثار سخنرانان چون جزوه ،کتاب و یا بروشور اختصاص دهید ،مثلا در همایش های ادبی جایی که بتوان نویسندگان به طرفدارانشان امضا دهند یا در همایش های صنعتی محلی که بتوانند مهندسین با صاحب منصبان صنعت صحبت و گفتگویی داشته باشند .
۱۱-پکیج همایش
هر همایش بسته به موضوعش پکیجی را برای شرکت کنندگان آماده می کند ،محتوای این پکیج می تواند شامل سی دی یا کتاب همراه با لوحی باشد که از همایش به یادگار گذاشته شوند.در کنار یک پکیج شما می توانید سی دی فیلم و تیزر تبلیغاتی هم بگذارید .البته در نظر داشته باشید این وسایل نباید کلی باشند ،شرکت کننده باید کلیات موضوع مورد در خواستش را از همایش برگرفته باشد و این اقلام تنها موضوعات کمکی را برای شرکت کننده مطرح کنند
در پایان لازم می دانم بگویم این مقاله از دید یک طرفدار پروپاقرص همایش ها نوشته شده است مواردی که یک طرفدار به عنوان شرکت کننده از یک همایش موفق انتظار دارد و اینکه از نگاه یک شرکت کننده چه مواردی قابل اهمیت است در آخر شما برای یک شرکت کننده این همایش را ترتیب می دهید پس باید دقیقا جوابگوی خواسته ها و نیازهای او باشید .
برگرفته از سایت
www.minikar.com
در ایران به مناسبت اعیاد،هفته های گرامیداشت،مراسم های مذهبی نوع و مدلی از تزئینات داخلی صورت می پذیرد.که این تزئینات داخلی بسته به حال و هوای این همایش هاست نمونه ای از این همایش ها ،همایش های جشنواره ی دفاع مقدس،هفته ی وحدت و همبستگی و …. است که حالتی نمایشی به خود می گیرد که باید در نظر داشت در هر همایشی موازین فرهنگی و بومی آن منطقه را هم باید در نظر گرفت در اینجا به این موارد اشاره می کنیم
۶-دکوراسیون و تجهیزات صوتی و تصویری
در یکی از همایش های دانشجویی بودم که شاهد یک موضوع بسیار خجالت آور شدم،صدای میکروفن ها ناهماهنگ و خش دار بود و همینطور جلوه های نوری سن برگزاری نمایش اصلا مناسب نبود و مجری چندبار صدایش قطع شد و تماشاچیان با حرکت دست و هیاهو ایجاد اغتشاش میکردند ،یا در همایشی دیگر که جمع کوچکی بود صدای میکروفن بسیار بلند بود و یا در جمع بزرگی صدای میکروفن بسیار کم ،لازم به ذکر است استفاده از تجهیزات مناسب درست و حرفه ای و به خدمت گرفتن یک تیم فنی که بتواند کارهای فنی گروه همایش را به خوبی ارنج کند از موضوعات مهم هستند.بسته به همایش باید تجهیزات مناسبی هم به کار گرفته شود .یا وسایل و دکوراسیون موجود در سالن همایش به نظر بسیار سخیف به نظر می رسیدند مطمئن باشید گذاشتن یک گالری نقاشی یا عکس مربوط به همایش می تواند بیشتر از آن همه وسایل و دکوراسیون گرانقیمت جلب توجه کند ،سادگی همایش را در عین آراستگی از یاد نبرید .
شما باید بتوانید تصویری خوب از همایش خود ارائه دهید ولی وقتی با نقص تجهیزات فنی و دکوراسیون روبه رو هستید نمی توانید این انتظار را داشته باشید در هر چیزی اگر کم و کاست داشته باشید این کم و کاست در وسایل نمایش و ارائه ی همایش شما قابل قبول نیست .چون محور اصلی یک همایش به همین اجرا بستگی دارد
۷-سخنران
به راستی چه چیز بیشتر از یک سخنران درجه یک که بتواند رهبری همایش شما را به دست بگیرد و صدها مشتاق را لبریز از دانش خود کند می تواند یک همایش را جالب و جذاب بکند؟در سالهای اخیر روند بسیار خوبی به طرف همایش های پرکیفیت در کشورمان شاهد بودیم،اگر تا دیروز همایش ها بیشتر جنبه ی رفع وظیفه داشت امروز همایش ها با کیفیت بالا و سخنرانان برتر حتی از کشورهای خارجی درصدد کاربردی تر شدن و رفتن به سمت پاسخگویی نیازهای شرکت کنندگان هستند،نمونه ی آن دعوت از برایان تریسی یکی از بزرگترین سخنرانان موفقیت در جهان و مولف چندین کتاب پرفروش در زمینه ی کسب و کار و موفقیت است .شاید یافتن چنین سخنرانان درجه یک در ایران به نظر کمی سخت بیاید ولی در سالهای اخیر شاهد استعدادهای خوبی در این زمینه بوده ایم .باید سخنرانان را به گونه ای برگزید که بهترین اطلاعات را در مورد موضوع همایش شما داشته باشند .بهتر است خودتان هم متن سخنرانی را چک بکنید البته نه اینکه بخواهید سخنرانی را سفارشی بکنید بلکه فقط برای دریافتن اینکه آیا سطح کاری و سخنرانی فرد مورد نظر هماهنگ با اهداف شما هست یا نه،در نظر داشته باشید شما قرار است سطح دانش و نگرش شرکت کنندگان خود را بالا برده و به معلومات آنها بیفزایید .باید بدانید که چه چیز جدیدی قرار است بر دانش آنها اضافه شود
۸-مجری
کار مجریگری یک همایش جدا از سخنرانی است ، هیچ چیز به اندازه ی یک مجری دست و پاچلفتی که نمی تواند درست و به موقع از خودش واکنش دهد باعث نمی شود کل زحمات شما در همایش ازبین برود . استخدام یک مجری باهوش و خوش سروزبان که بتواند همایش را به پیش ببرد و با اجرای توانمندش بتواند از رخ دادن بعضی اتفاقات ناخواسته را جبران کند بسیار عالی است .باید در نظر داشت که اکثریت قریب به اتفاق مدعوین شما انسانهایی هستند که در روز مشغله ی زیادی دارند و به ایجاد یک تفاوت نیازمندند ،شور و نشاطی که یک مجری خوب می تواند به فضا القا کند برای پیشبرد یک همایش موفق صددرصد ضروری و لازم است
۹-تبلیغات
یک همایش موفق بر پایه و اسلوب یک تبلیغات بسیار خوب اداره و به راه برده میشود ،باید تیزر همایش را ماه پیش از اعلام زمان همایش در همه جا به نمایش گذاشت و بتوان سطح توقعات مردم را از آن برآورده کرد ،یک آرم یا شعار خاصی که برای همایش طراحی شود به طوری که تصویری از همایش در ذهن مردم ایجاد شود و برای سال های بسیاری مردم آن را به یاد داشته باشند هیجان و شوری که از چند هفته قبل برای برگزاری همایش در شهر مورد نظر ایجاد شود ،یقینا یک تبلیغات با شور و هیجان مناسب حربه ای بسیار مناسب برای دریافت پشتیبانی و حمایت جامعه از همایش شما ست البته این موضوع در همایش های غیردولتی صادق است ،همایش های دولتی و سازمانی به دلیل جنبه ی کاریشان همواره مورد پشتیبانی دستگاه زیربط برخوردار بوده اند.استفاده از شبکه های اجتماعی و ساخت گروه هایی در فیسبوک و تلگرام برای آگاهسازی مردم هم بسیار ویژه و موثر است این محیط های آنلاین مکانی برای ارزیابی مخاطب هم برای شما فراهم می آورد . در نظر داشته باشید که دست آخر مردم مشتری و مخاطب شما هستند این که با ایجاد یک شور و هیجان مردم را تحت تاثیر قرار داده و به طرف خود بکشانید بسیار مهم است .
۱۰-محل جلسات عمومی
بسته به گستردگی و موضوع همایشتان باید محلی برای جلسات عمومی ساخت ،در این محل شما می توانید غرفه ای را به ارائه ی آثار سخنرانان چون جزوه ،کتاب و یا بروشور اختصاص دهید ،مثلا در همایش های ادبی جایی که بتوان نویسندگان به طرفدارانشان امضا دهند یا در همایش های صنعتی محلی که بتوانند مهندسین با صاحب منصبان صنعت صحبت و گفتگویی داشته باشند .
۱۱-پکیج همایش
هر همایش بسته به موضوعش پکیجی را برای شرکت کنندگان آماده می کند ،محتوای این پکیج می تواند شامل سی دی یا کتاب همراه با لوحی باشد که از همایش به یادگار گذاشته شوند.در کنار یک پکیج شما می توانید سی دی فیلم و تیزر تبلیغاتی هم بگذارید .البته در نظر داشته باشید این وسایل نباید کلی باشند ،شرکت کننده باید کلیات موضوع مورد در خواستش را از همایش برگرفته باشد و این اقلام تنها موضوعات کمکی را برای شرکت کننده مطرح کنند
در پایان لازم می دانم بگویم این مقاله از دید یک طرفدار پروپاقرص همایش ها نوشته شده است مواردی که یک طرفدار به عنوان شرکت کننده از یک همایش موفق انتظار دارد و اینکه از نگاه یک شرکت کننده چه مواردی قابل اهمیت است در آخر شما برای یک شرکت کننده این همایش را ترتیب می دهید پس باید دقیقا جوابگوی خواسته ها و نیازهای او باشید .
برگرفته از سایت
www.minikar.com
